Manual do Admin (Painel Web) — Rotasegura

Tempo de leitura: ~20 min.

Painel web do operador do transporte escolar — seja você um motorista autônomo, uma frota ou uma escola/rede. É aqui que você cadastra veículos, motoristas, alunos e rotas, controla a cobrança, otimiza trajetos, fala com as famílias e tira relatórios.

Para quem é este painel: operadores e a equipe deles (gerente, financeiro, atendente). Acesso pelo navegador, sem instalar nada. Quem dirige usa o AppMotorista; os pais usam o AppResponsavel.

1. Primeiro acesso

URL: https://admin.rotasegura.app (produção).

Cadastro do operador

Você se cadastra a partir do site https://rotasegura.app — 100% pelo celular ou computador, sem precisar enviar documentos no primeiro acesso (a validação de documentos é progressiva, conforme você cresce).

  1. No site, clique em "Começar agora" e crie sua conta.
  2. Você cai direto no Admin já logado.
  3. Um assistente de onboarding pede o essencial para liberar a operação: nome da operação, cidade e escolas atendidas.

Convidou um membro da equipe? Ele recebe um e-mail. Basta seguir o link e definir a senha para entrar.

Login

  • Formulário e-mail + senha.
  • "Esqueci minha senha" → código por e-mail → criar senha nova.

A sessão dura alguns dias; depois o painel pede login de novo. O Admin valida seu acesso a cada navegação (segurança server-side), então nunca há "meia sessão".

2. Selecionar operação ativa (multi-tenant)

Se você gerencia mais de uma operação (ex.: uma rede com várias escolas, ou franquias), aparece um seletor:

  • Troque a qualquer momento no seletor do topo, ao lado do logo.
  • Cada operação tem seus próprios alunos, rotas, financeiro e equipe — totalmente isolados.
  • Se houver só uma, o painel vai direto para o dashboard.

3. Plano e cobrança pós-paga

O Rotasegura tem plano único, tudo incluído e pós-pago: você se cadastra, usa o mês inteiro e paga só no fechamento — sem trial, sem mensalidade adiantada, sem cartão para começar.

  • O preço por aluno é definido pelo servidor (não há valor fixo neste manual) — você vê o valor atual e a próxima fatura na tela de Plano.
  • A cobrança é por aluno ativo, com preço por aluno que cai conforme o volume (faixas), sem piso e sem mínimo mensal.
  • A fatura é simplesmente alunos ativos × preço por aluno da sua faixa.

4. Dashboard

Tela inicial pós-login. Mostra de relance a saúde da operação:

  • Economia acumulada do mês — quanto a otimização de rota economizou em R$ (combustível + tempo) versus o trajeto histórico não otimizado.
  • Veículos em rota agora — mini-mapa com a frota em movimento.
  • Mensalidades vencendo / inadimplentes.
  • Alertas de manutenção dos veículos.
  • Score de NPS das famílias (coleta automática a cada bimestre).

Tarja de inadimplência. Se a sua própria fatura da Rotasegura estiver atrasada, aparece uma tarja no topo e as operações de mutação ficam bloqueadas (ver §12).

5. Operação (cadastros)

Submenu "Operação" na lateral. Aqui ficam os quatro cadastros centrais.

Veículos

CRUD de veículos com seus documentos:

  • Placa, modelo, capacidade de passageiros.
  • Documentos com vencimento: CRLV, seguro — o sistema avisa antes de vencer.
  • Vínculo com motorista responsável.

Motoristas

  • Nome, contato, CNH (com validação) e antecedentes.
  • O motorista cadastrado recebe acesso ao AppMotorista.

Alunos

  • Nome do aluno, escola, turno e série.
  • Ponto de embarque e desembarque (endereço usado na roteirização).
  • Responsáveis vinculados — um aluno pode ter mãe, pai e avó, por exemplo.

Atalho de cadastro em massa: importe alunos a partir de planilha CSV/Excel se você está migrando de outra ferramenta ou de uma planilha própria. Útil para frotas e escolas.

Convidar o responsável

Ao cadastrar (ou editar) um aluno, gere o convite do responsável:

  1. Informe o telefone/WhatsApp do responsável.
  2. O sistema gera um link único.
  3. Envie por WhatsApp com um toque.

O responsável abre o link no celular e entra no AppResponsavel sem precisar criar senha — a autenticação é por dispositivo. Em segundos ele já recebe a primeira notificação.

Dados de menores (LGPD). Os dados dos alunos são, em regra, de menores. Você (operador) é o controlador desses dados e deve ter o consentimento do responsável legal. A Rotasegura é a operadora e só trata o que você instrui. Detalhes em docs/legal/dpa-modelo.md.

6. Rotas e roteirizador

Submenu "Rotas".

Criar rota

  • Defina as paradas ordenadas (cada ponto de embarque/desembarque), horários e capacidade.
  • Vincule o veículo e o motorista.
  • Vincule os alunos atendidos.

Roteirizador (otimizar rota)

Botão "Otimizar rota":

  1. A IA calcula a melhor ordem de paradas para o trajeto.
  2. Antes de aplicar, o painel mostra o ganho em R$ / km / minutos.
  3. Você decide aplicar ou manter o trajeto atual.

Reajuste automático por falta

Quando um responsável avisa pelo app que o filho vai faltar, o aluno sai do roteiro do dia e a rota é recalculada para a melhor economia — sem ação sua. O motorista vê a rota já atualizada no AppMotorista, com o ganho ("-7 km, -R$ 9,80").

7. Financeiro

Submenu "Financeiro".

Mensalidades

  • Cadastre a mensalidade por aluno.
  • Configure cobrança automática (Pix + e-mail + WhatsApp).

Métodos de cobrança

  • Pix nativo — método padrão, sem add-on.
  • Boleto e cartão (gateway integrado).
  • Baixa automática quando o pagamento é confirmado.
  • Multa automática por atraso (configurável).

Inadimplência

  • Acompanhe quem está em atraso.
  • Dispare lembretes automáticos.

Transparência de reajuste

Se você precisar aumentar a mensalidade, registre o reajuste com uma justificativa (combustível, IPCA, mudança de rota). Essa justificativa aparece para o responsável no app dele, que aceita digitalmente — confiança que reduz churn.

Cobrança protegida. O trabalho (gerar Pix/boleto) acontece antes do débito, com lock no recurso e rollback em falha. Em transporte escolar, cobrar em dobro é motivo de cancelamento imediato — por isso a proteção é rígida.

Recursos inclusos

  • Conciliação bancária automática.
  • Emissão de NFS-e por município.

8. Documentos

Submenu "Documentos".

  • Contrato digital com assinatura eletrônica — validade jurídica por e-mail+IP ou ICP-Brasil.
  • Ficha de matrícula digital.
  • Termo de privacidade configurável — você escolhe o que coleta, alinhado à LGPD.

9. Comunicação

Submenu "Comunicação".

  • Comunicados em massa com modelos prontos.
  • Chat 1:1 e chat em grupo da rota dentro do próprio painel — você fala com os responsáveis e com o motorista sem sair do Admin.
  • Disparo de WhatsApp integrado.

10. Frota, manutenção e relatórios

Frota & manutenção

  • Alertas preventivos por km rodado, tempo e sintoma — reduzem quebra inesperada.
  • Controle de combustível com histórico.
  • Score de conduta do motorista por telemetria.

Relatórios

  • Relatórios por aluno / motorista / veículo / período.
  • Export PDF/Excel.
  • Comparativo previsto × realizado, com a IA explicando desvios em linguagem natural.
  • Prestação de contas FNDE/INEP (atende prefeituras).

11. Configurações

Submenu "Configurações".

  • Equipe multi-usuário: convide gerente, financeiro e atendente com permissões distintas.
  • Multi-tenant para redes de escolas / franquias.
  • White-label — logo, cor e domínio próprio.

12. Bloqueio por inadimplência

Se a sua fatura da Rotasegura estiver atrasada, as operações de mutação são bloqueadas (criar/editar rota, aluno, cobrança) — o servidor devolve HTTP 402 (Pagamento Necessário).

Continuam liberados mesmo inadimplente:

  • Acessar a conta e ler dados.
  • Pagar a fatura.
  • Gerenciar a própria conta.

Após o pagamento confirmado, a tarja some sozinha (pode levar alguns minutos até o gateway confirmar).

13. Browsers suportados

  • Chrome / Edge (recomendado), Firefox, Safari.
  • Versões dos últimos 2 anos.

14. FAQ

O responsável não recebeu o convite. Confira o número de WhatsApp no cadastro do aluno e reenvie o link. O link é único e abre o AppResponsavel direto, sem senha.

Otimizar rota mudou tudo de lugar — posso voltar? A otimização só é aplicada quando você confirma. Se preferir o trajeto antigo, basta não aplicar (ou reordenar as paradas manualmente).

Marquei mensalidade errada / aluno foi cobrado duas vezes. A cobrança é protegida contra duplicidade, mas se algo escapou, ajuste no Financeiro e fale com o suporte. Estorno é prioridade no transporte escolar.

Posso integrar com meu ERP / sistema da escola? Sim, via API REST. A documentação viva está no Swagger UI em https://api.rotasegura.app/api.

15. Suporte

Datas e horários no painel aparecem em horário de São Paulo (UTC-3), independente do timezone do seu computador.